008 – Aufgaben meistern mit Meistertask

Darum geht´s:
Kanban macht Schule: Wie du deine Aufgaben als Lehrer mit Meistertask einfach und entspannt organisierst.

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Das Wichtigste dieser Folge in Kurzform:

• Du erfährst, was genau ein Kanban-System ist, was Kanban mit Schule zu tun hat und wie du es für deine Aufgaben als Lehrer nutzen kannst.
• Ich stelle dir die App Meistertask vor und zeige dir, wie ich mit Meistertask meine Aufgaben verwalte.
• Ich beschreibe dir weitere Einsatzmöglichkeiten von Meistertask und Kanban in der Schule.

Hier geht´s direkt zu Meistertask.

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In dieser Folge dreht sich alles um Meistertask, meine Nr.1-App, wenn es um die Organisation von ToDo-Listen geht – und nicht nur da. Meistertask ist so unglaublich vielseitig einsetzbar, dass es mittlerweile zu einer der von mir am häufigsten genutzen Apps geworden ist.

Ich stelle dir die Hauptfunktionen von Meistertask vor und beschreibe dir genau, wie ich das Programm / die App für mein Aufgabenmanagement einsetze.

Was ist Meistertask und was hat Meistertask mit Kanban und Schule zu tun?

Genau wie die anderen von mir in der letzten Folge vorgestellten Apps zur Aufgabenverwaltung ist auch Meistertask ein SaaS-Anbieter. Saas bedeutet Software as a Service und bezeichnet letztlich einfach Software, die nicht auf deinem Rechner zu Hause, sondern auf den Servern einer Firma läuft. Entsprechend könnte man auch Webdienst sagen.

Du greifst dann entweder mit dem Browser oder eine eigene App auf die Benutzeroberfläche zu.

Im Falle von Meistertask hast du die Möglichkeit, den Dienst entweder per Browser oder per eigenständiger App zu nutzen. Die App hat den Vorteil, dass du auch offline auf deine Daten zugreifen kannst. Die App aktualisiert dann automatisch die Daten, sobald du wieder online bist.

Wichtig für den Datenschutz

Meistertask wird von der deutschen Firma Meisterlabs GmbH mit Sitz in München betrieben, was hinsichtlich des Datenschutzes nicht unwichtig ist. Die Server stehen in Frankfurt und unterliegen somit dem deutschen Datenschutzrecht. Natürlich werden deine Daten verschlüsselt auf den Servern gespeichert . was auch für die anderen Anbieter gilt, die ich dir in der letzten Folge vorgestellt hatte.

Von der Meisterlabs GmbH gibt es eine weitere für uns Lehrer interessante App namens Mindmeister. Das ist eine Mindmapping-Software, über die ich hier aber nicht spreche bzw. schreibe.

Die Organsisation der Aufgaben bzw. ganz allgemein der Daten, die man eingibt, erfolgt in einer sog. Kanban-Ansicht. Was Kanban für die Schule so interessant macht, dazu jetzt mehr.

Was sind Kanban-Systeme und was macht Kanban für die Schule so interessant?

Das Wort Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet dort soviel wie Karte, Tafel oder auch Beleg. Dahinter steht ein System, dass eigentlich aus der Prozessoptimierung stammt. Japanische Unternehmen haben sich das Kanban-System ausgedacht, um Produktionsabläufe zu optimieren.

Es ging dabei ursprünglich darum, benötigte Materialen am Produktionsort dann bereitzustellen, wenn sie gebraucht werden.

Trello macht Kanban bekannt

Der amerianische Softwareanbieter Trello hat dieses System dann übernommen und als Softwarelösung für die Allgemeinheit angeboten. Meistertask ist ein Kanban-System-Anbieter, der in der Folge ebf. dieses System in Form einer Software angeboten hat.

Ich nutze beide Anbieter, je nachdem, was ich machen will – Trello, weil es meiner Meinung nach bei vielen Karten eine bessere Übersicht bietet und Meistertask, weil es datenschutzrechtlich die bessere Lösung ist.

Kanban-Boards

Ein Kanban ist aufgebaut aus sog. Boards. Ein Board fasst alle Informationen zu einem Thema zusammen. So kannst du z.B. ein Board für deine Aufgaben erstellen, ein anderes für eine anstehende Klassenfahrt und ein weiteres für die Organsisation des nächsten Elternabends.

Der Aufbau eines Kanban-Boards ist relativ einfach:

• Es gibt verschiedene Spalten, die eine Spaltenüberschrift haben.
• Spalten können hinzugefügt, verschoben und gelöscht werden.
• Innerhalb der Spalten gibt es Karten.
• Auch Karten können hinzugefügt, verschoben und gelöscht werden.
• Karten können auch zwischen beliebigen Spalten verschoben werden.
• Karten haben nicht nur einen Titel und eine Beschreibung, sondern können verschiedenste andere Informationen enthalten:
  • Zuständigkeiten
  • Fälligkeiten und Erinnerungen
  • Checklisten
  • Dateianhänge
  • Label / Tags
  • Chatverläufe
• Karten können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

Du siehst, die Einträge, die eine solche Karte haben kann, entsprechen genau den Anforderungen, die ich in der letzten Folge an ein Aufgabenmanagementsystem gestellt hatte.

Deshalb sind Kanban für die Schule so gut einsetzbar

Das und die unglaubliche Flexibilität solcher Kanban-Systeme machen Kanban-Systeme zu einer idealen Möglichkeit, seine Aufgaben als Lehrer effektiv zu organisieren.

Mit Kanban-Systemen kannst du aber nicht nur deine Aufgaben sehr übersichtlich und einfach organisieren. Du kannst Kanban in der Schule für alle Möglichen Dinge einsetzen.

Mittlerweile planen wir z.B. regelmäßig Klassenfahrten und Ausflüge in der Schule mit solchen Kanban-Boards in Meistertask. Und auch für die Unterrichtsvorbereitung lassen sich Kanbans prima einsetzen.

Weiter unten habe ich noch mehr zu den verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Kanban in der Schule geschrieben.

Meistertask im Überblick

Kommen wir jetzt zu dem, was Meistertask dir bieten kann – und das ist eine ganze Menge.

Meistertask gibt es in einer kostenlosen und in einer kostenpflichtigen Version. Die kostenlose Version enthält aber bereits so viele Möglichkeiten, dass ich bisher nichts vermisst habe. Leider ist die kostenlose Version mittlerweile aber an einigen Stellen eingeschränkter, als das noch vor einiger Zeit der Fall war.

Das Dashboard

Nach der Registrierung gelangst du auf das sog. Dashboard, was du wahrscheinlich auch von anderen Webdiensten schon kennst. Das Dashboard zeogt eine Zusammenfassung der wichtigsten relevanten Informationen an.

Du siehst dort eine Übersicht über deine Projekte. Mittlerweile kannst du in der kostenlosen Version leider nur noch drei Projekte anlegen, als ich mich vor längerer Zeit registriert hatte, waren es noch unbegrenzt viele – zumindest habe ich bisher kein Limit erreicht, obwohl ich relativ viele Projekte angelegt habe.

Außerdem findest du im Dashboard eine Übersicht über die aktuell fälligen Aufgaben – dazu müssen die Aufgaben natürlich eine Fälligkeit haben und auch dir als Verantwortlichem zugewiesen sein.

Du kannst auch andere Personen, z.B. einen Kollegen zu einem Projekt einladen. In der kostenlosen Version erhält der Kollege dann automatisch alle Rechte innerhalb des Projekts, kann also auch z.B. Karten löschen. In der kostenpflichtigen Variante hast du zusätzlich die Möglichkeit, Rechte auf Rollenbasis zu vergeben, so dass ein Kollege z.B. nur Karten lesen kann, während ein anderer auch Karten editieren kann.

Die Projektansicht

Nachdem du ein neues Projekt angelegt und dieses ausgewählt hast, gelangst du in die Projektansicht. Standardmäßig sind dort 3 Spalten vorangelegt: Aufgaben, in Bearbeitung und fertig.

Umfangreiche Bearbeitungs-Möglichkeiten

Du kannst die Spalten beliebig umbenennen, neue hinzufügen oder die vorhandenen Spalten löschen. Außerdem kannsr du den Spalten jeweils unterschiedliche Farben und Icons geben, was die Übersichtlichkeit erhöht. Spalten können per Drag & Drop neu sortiert werden, genauso wie die in den Spalten vorhanden Karten.

Solche Karten kannst du einfach durch einen Klick auf das Plus-Symbol in jeder Spalte hinzufügen. Anschließend gibst du den Titel der Karte ein und bestätigst das mit der Enter-Taste.

Nachdem eine Karte so angelegt wurde, kannst du mit einem Klick auf die Karte die Detailansicht öffnen. Dort hast du dann die Möglichkeit, die verschiedenen oben angegebenen Dinge einzugeben: Beschreibung, Checklisten, Fälligkeiten usw.

Auch Zusatzfunktionen sind vorhanden

Du kannst sogar eine Zeiterfassung auf jeder Karte starten, die dann automatisch die für die Bearbeitung der Aufgabe erfasste Zeit stoppt. Wie cool ist das denn?!

Um diese Funktion nutzen zu können, muss du ein sog. Power-up aktivieren. Das machst du über die Einstellungen des jeweiligen Projekts in der Projektübersicht im Dashboard (das kleine „i“ neben dem Projektnamen). Es gibt Power-up´s, die dir in der kostenlosen Version zur Verfügung stehen und solche, die der kostenpflichtigen Version vorbehalten sind.

Karten als abgeschlossen kennzeichnen

Um eine Karte zu löschen, klickst du oben rechts auf der Karte auf die drei kleine Punkte. Dadurch öffnet sich ein Kontextmenü, wo du die Karte entweder archivieren oder in den Papierkorb verschieben kannst.

In der Detaiansicht der Karte kannst du eine Karte auch abschließen, wenn die damit verbundenen Aufgabe erledigt ist. Die Karte wird dann in der zugehörigen Spalte durchgestrichen.

Klingt blöd, aber auf diese Weise Aufgaben durchzustreichen macht Spaß und ist für mich tatsächlich eine Motivation, Aufgaben zu bearbeiten .

Das ganze System ist sehr intuitiv und flexibel und dazu grafisch auch sehr schön aufbereitet. Probiere es einfach mal aus, du kannst jede Aktion auch wieder rückgängig machen. Auf der rechten Seite findest du dafür oben ein Symbol, das aussieht wie eine Maus. Ein Klick darauf öffnet die Verlaufsansicht, wo du jeden Arbeitsschritt nachvollziehen kannst und ggf. die Änderung auch wieder rückgängig machen kannst.

Übrigens findest du dort auch eine Filterfunktion, mit der du Karten nach verschiedenen Kriterien filtern kannst. Wenn du mit mehreren Personen an einem Projekt arbeitest, kannst du dort z.B. die einer bestimmten Person zugewiesenen Aufgaben auflisten.

Mein System für die Aufgabeverwaltung

Wie versprochen hier jetzt eine kurze Übersicht darüber, wie ich mit Meistertask meine Aufgaben plane und verwalte. Ursprünglich hatte ich einfach die One-Minute-ToDo-Liste, die ich dir in Folge 6 vorgestellt hatte, in Meistertask abgebildet. Nach einigen Wochen hatte ich aber immer mehr Aufgaben in der Critical-now-Liste, die ich irgendwie dann doch nicht geschafft habe. Das war dann doch ziemlich unbefriedigend.

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10 Spalten sorgen für mehr Übersicht bei den Aufgaben

Daraufhin habe ich mein System etwas überarbeitet. Ich hatte mir bereits ein Projekt namens ToDo erstellt und habe dann darin folgende Spalten angelegt:

1. Fokus
2. Critical now
3. Erledigt
4. Wiedervorlage
5. Als nächstes
6. Ziemlich bald
7. Over the Horizon (privat)
8. Over the Horizon (Schule)
9. Ferien
10. Wiederkehrende Aufgaben

Sieht erst einmal nach ziemlich viel aus, ist aber eigentlich relativ einfach erklärt. Das Grundprinzip ist, dass ich Aufgaben, die neu hereinkommen und nicht unmittelbar anstehen, in die beiden Over the Horizon-Spalten einfüge, indem ich dort eine entsprechende neue Karte eintrage.

Aufgaben wandern nach vorne, wenn sie akut werden

In regelmäßigen Abständen schaue ich mir die Aufgaben der Over the Horizon-Liste an und verschiebe diejenigen Aufgaben in die Liste Ziemlich bald, bei denen ich mir vornehme, sie in der näheren Zukunft zu erledigen.

Wenn die Aufgaben akuter werden, verschiebe ich sie in die Als nächstes-Liste. Die Aufgaben, die ich dann in den nähsten 2-3 Tagen erledigen will, kommen dann in die Critical now-Liste–

Aus der suche ich mir schließlich bei meiner Tagesplanung diejenige Aufgabe raus, die ich unbedingt an dem Tag erledigen will. Das zwingt mich dazu, sehr genau zu überlegen, welche Aufgabe wirklich wichtig ist und welche nur wichtig aussieht.

Falls dann noch Zeit am Tag übrig ist, mache ich noch weitere Aufgaben aus der Critical-now-Liste, aber das ist dann die Kür nach der Pflicht.

Aufgaben, die ich erledigt habe, verschiebe ich in die Spalte Erledigt. Das ist eigentlich kein notwendiger Schritt, ich mache es aber trotzdem, weil es einfach Spaß macht und weil ich dann am Ende des Tages sehe, was ich alles geschafft habe.

Mit der Wiedervorlage-Liste keine „offenen“ Aufgaben mehr vergessen

Sehr angenehm finde ich die Wiedervorlage-Liste. Oft hat man ja eine Aufgabe zwar erstmal erledigt, wartet aber dann noch auf eine Rückmeldung, bevor man die Aufgabe tatsächlich als abgeschlossen markieren kann.

Statt jetzt immer im Kopf behalten zu müssen, dass ich noch auf eine Rückmeldung von xy warte, verschiebe ich die entsprechende Karte einfach in die Wiedervorlage-Liste. Bei wirklich wichtigen Sachen kann man zusätzlich noch eine Erinnerung auf der Karte einstellen. Für mich eine enorme Arbeitserleichterung und es macht gleichzeitig den Kopf frei für andere Dinge.

Das kann z.B. eine E-Mail sein, auf die man noch wartet, damit man weiß, dass eine Info angekommen ist oder jemand anderes sich um eine Sache kümmert.

Langfristige Aufgaben und größere Projekte

Schließlich gibt es noch die beiden Listen Ferien und wiederkehrende Aufgaben. Letztere enthält Aufgaben, die im wiederkehrenden Turnus zu erledigen sind. Leider sind in der kostenlosen Version von Meistertask keine sich automatisch wiederholenden Aufgaben möglich, aber mit diesem Workaround funktioniert das auch sehr gut.

Die Ferien-Liste enthält schließlich kleinere Projekte, wie z.B. das Aufräumen des Arbeitszimmers oder das Durchsehen von Unterlagen, die für die normale Schulzeit zu umfangreich sind.

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Das System ist also eine Abwandlung der verschiedenen Systeme, die ich dir in Folge 6 beschrieben hatte. Es ist nicht perfekt, und ich werde es vielleicht auch noch einmal wieder ändern, aber im Moment funktioniert es für mich recht gut.

Natürlich kannst du Meistertask (und andere Kanban-Systeme) nicht nur für deine Aufgabenverwaltung einsetzen. Deshalb hier noch ein paar Ideen für weitere Einsatzmöglichkeiten.

Weiteren Einsatzmöglichkeiten von Meistertask und Kanban in der Schule

Ein paar Beispiele hatte ich in der Folge ja bereits erwähnt. So habe ich zusammen mit einer Kollegin beispielsweise Meistertask für die Planung einer gemeinsamen Klassenfahrt eingesetzt.

Meistertask und Kanban für die Klassenfahrtsplanung

Dafür haben wir uns Spalten gemacht für Informationen (Flyer, Internetadressen usw. ), ToDos, erledigte Aufgaben und jeweils eine Spalte für das geplante Programm. Dort haben wir dann für jeden Programmpunkt eine Karte angelegt, die alle notwendigen Informationen enthielt. Das war dann auch später während der Fahrt enorm hilfreich, weil wir alle benötigten Dokumente und Infos direkt an der Hand hatten – jedenfalls solange es eine Internetverbindung gab.

Da jeder jede Karte bearbeiten und auch kommentieren konnte, verlief die Zusammenarbeit sehr entspannt und zeitsparend – kein ewiges Hin- und Herfragen, wer was wann erledigt oder nicht erledigt hatte.

Einsatz auch für das Schulcurriculum…

Für die Erstellung eines schulinternen Curriculums für die Berufsorientierung haben wir Meistertask in einer Arbeitsgruppe genutzt, wobei sich das gemeinsame Bearbeiten wieder als extrem wertvolle Hilfe erwiesen hat. Wir haben die Jahrgangsstufen als Spalten angelegt und die einzelnen Bausteine zur Berufsorientierung dann als Karten. Da diese ja auch Dokumente enthalten können, ist es möglich gewesen z.B. Elternbriefe direkt an die Karten anzuhängen.

…und für die Unterrichtsplanung

Bei der Unterrichtsvorbereitung habe ich Meistertask eingesetzt, um die verschiedenen Inhalte übersichtlich darzustellen. Man kann z.B. wieder die Jahrgangsstufen plus die Themen als Spalten darstellen und die einzelnen Unterrichtsabschnitte als Karten. Das einzige, was mir hier gefehlt hat, war eine Art Trenner / Divider, um einzelne Abschnitte innerhalb einer Spalte optisch voneinander zu trennen.

Sehr gut geeignet ist Meistertask auch z.B.. um die Klassenarbeiten in den verschiedenen Jahrgangsstufen und Fächern übersichtlich darzustellen. Ganz nebenbei hat das noch den Vorteil, dass du alle Klassenarbeiten auch in der Schule griffbereit hast, da du z.B. über den Brwoser an einen Lehrerrechner auf deine Projekte in Meistertask zugreifen kannst.

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Es gibt natürlich noch unendlich viele weitere Möglichkeiten für den Einsatz von Meistertask in der Schule und natürlich auch im Privatleben. Vielleicht hast du ja noch eine interessante Anwendungsmöglichkeit gefunden, die du hier teilen willst? Schreibe dazu einfach einen Kommentar unten auf dieser Seite!

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