007 – 5+1 App(s), mit denen du deine ToDo´s endlich in den Griff bekommst

Darum geht´s:
Vorstellung von Apps, mit denen du deine ToDo-Listen organisieren kannst.

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Das Wichtigste dieser Folge in Kurzform:

• Ich stelle dir einige der wichtigsten Apps für deine ToDo-Listen vor.
• Du bekommst zu jeder App eine kurze Übersicht über die wichtigsten Funktionen.
• Zu jeder App findest du den Link zur App bzw. zur Website des Herstellers.

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In der heutigen Folge dreht sich alles um das Thema Apps für ein gelungenes Aufgabenmanagement.

In der vorletzten Folge hatte ich dir ja einige Regeln für das Aufgabenmanagement vorgestellt. Heute geht es darum, wie man diese Regeln praktisch umsetzen kann und welche Apps dir dabei helfen können.

Natürlich kann man seine ToDo’s und sein Aufgabenmanagement auch analog (also z.B. mit dem Lehrerkalender) umsetzen, ich konzentriere mich hier aber auf die digitalen Möglichkeiten.

Warum?

Weil ich der Meinung bin, dass die digitale Variante eine ganze Reihe von Vorteilen bietet.

Die Vorteile der Verwendung von Apps für deine ToDo-Listen

Gegenüber dem klassischen Lehrerkalender oder einem Notizbuch für die Aufgabenverwaltung bieten digitale Varianten eine Reihe von Vorteilen:

• Die meisten von uns haben ihr Handy immer dabei. Das heißt, du kannst jederzeit mit der App auf deine ToDo-Listen zugreifen, neue Aufgaben hinzuzufügen oder nachzuschauen, welche Aufgaben anstehen. Das habe ich schon oft genutzt, wenn in einem Gespräch mit einem Kollegen aus dem Gespräch eine Aufgabe entstanden ist.
• Apps bieten die Möglichkeit, Fälligkeiten in den ToDo-Listen einzustellen, so dass du dich automatisch an Aufgaben erinnern lassen kannst.
• Du kannst mit der digitalen Variante Aufgaben sehr einfach verändern, umgruppieren oder verschieben.
• Aufgaben können gemeinsam bearbeitet werden, wobei man immer auf dem laufenden bleibt, wer / was / wann erledigt hat. Das hat uns z.B. bereits viel Arbeit bei der Organsisation einer gemeinsamen Klassenfahrt mit mehreren Klassen erspart.
• Die digitalen Varianten bieten in den allermeisten Fällen eine übersichtliche Benutzeroberfläche, so dass anstehende Aufgaben sichtbar bleiben. Im Lehrerkalender gehen solche Aufgaben schneller einmal unter.
• Bei cloudbasierten Apps können die Aufgaben geräteübergreifend synchnronisiert werden, so dass man von überall aus darauf zugreifen kann.

Der letzte Vorteil ist gleichzeitig auch der Hauptnachteil der (cloudbasierten) Apps: Gemeint ist die Frage nach dem Datenschutz.

In der nächsten Folge stelle ich dir übrigens eine deutsche App für deine ToDo’s vor, bei der die Server auch in Deutschland stehen, so dass man davon ausgehen kann, dass der Datenschutz dort einen entsprechend hohen Stellenwert hat. Natürlich sollten auch dort keine sensiblen Daten gespeichert werden.

Es gibt auch Aufgaben-Apps, die nicht cloudbasiert sind. Dort werden die eingegeben Daten lokal auf dem Handy gespeichert. Allerdings entfällt dann natürlich der Vorteil des geräteübergreifenden Zugriffs auf die Aufgaben.

Die Apps, die ich dir in dieser Folge vorstelle, sind übrigens alle cloudbasiert. Das bedeutet auch, dass bei allen vorgestellten Apps eine Registrierung beim jeweiligen Anbieter nötig ist.

Welche Anforderungen sollten Apps für ToDo-Listen erfüllen?

Damit du eine App sinnvoll für dein Aufgabenmangement einsetzen kannst, sollte diese App einige Funktionen bieten. Dazu gehören meiner Meinung nach:

• Das Anlegen von Listen sollte möglich sein. So kannst du die App an deine Bedürfnisse anpassen und z.B. auch sehr einfach die Aufgabenmanagementsysteme, die ich dir in der letzen Folge vorgestellt habe, in der App nachbilden.
• Es sollte eine Möglichkeit geben, Label oder Tags (Schlagworte) zu vergeben, So kann man Aufgaben besser filtern und Aufgaben z.B. auch nach Bereich, Ort oder sogar erforderliches Energielevel kategorisieren. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt .
• Die App sollte es erlauben, Fälligkeiten für Aufgaben zu vegeben und sich an Aufgaben erinnern zu lassen. Wiederkehrende Aufgaben einrichten zu können, ist ein schönes „nice-to-have“-Feature.
• Zu einer Aufgabe sollte eine Beschreibung hinterlegt werden können. Im günstigsten Fall kann man zusätzlich Dateien an die Aufgabe anhängen. So hast du die mit einer Aufgabe assoziierten Dokumente direkt griffbereit, wenn du die Aufgabe erledigen willst.
• Eine sehr sinnvole Funktion ist es, wenn du zu einer Aufgabe Unteraufgaben anlegen kannst, so kannst du sogar kleinere Projekte organisieren. Viele Apps bieten diese Funktion auch als Checklisten an.
• Alle cloudbasierten Apps bieten eine Synchronisierung an, dass ist meinen Augen eine sehr sinnvolle Funktion, bedeutet allerdings auch höhere Herausforderungen für den Datenschutz.
• Optimalerweise bietet die Apps verschiedene Integrationen an, so dass sie mit anderen Apps zusammenarbeitet. So gibt es z.B. in Micorosoft ToDo die Möglichkeit, E-Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln.

Soweit zu den Anforderungen, die eine App erfüllen sollte.

Diese 5 Apps kannst du für deine ToDo-Listen einsetzen

Damit du dir einen ersten Überblick machen kannst, habe ich dir einmal ein paar Apps herasugesucht, die zu den am meisten genutzten Apps in diesem Bereich gehören und die Hauptfunktionen zusammengestellt (Stand: 02/2020). Du findest auch jeweils direkt einen Link zu der App im Play-Store, Apple Store bzw. zu der Homepage des jeweiligen Anbieters.

Microsoft ToDo

Im Jahr 2010 entstand eine deutsche Aufgabenapp namens Wunderlist, die sehr schnell an Popularität gewann. Ich habe Wunderlist selbst eine Zeit lang genutzt und fand die Benutzeroberfläche und die Funktionen sehr ansprechend.

Wunderlist wurde dann 2015 von Microsoft aufgekauft, 2017 kündigte Microsoft dann an, den Betrieb von Wunderlist einzustellen. Das Know-How von Wunderlist floss in die Entwicklung von Microsoft ToDo ein – der Aufgaben-App von Microsoft.

Entsprechend bietet Microsoft ToDo viele Funktionen, die man aus Wunderlist kannte und es gibt auch eine Importfunktion von Wunderlist nach Microsoft ToDo.

Die Funktionen im Überblick:

• Kostenlose Version verfügbar
• Microsoft-ID notwendig
• Verfügbar für Android und iOS
• Listen können angelegt und farblich bzw. mit Bildern gestalten werden
• Listen können geteilt werden
• Aufgaben können Termine zugewiesen werden
• Aufgabenwiederholungen sind möglich
• Aufgaben können mit Notizen versehen werden
• Dateien können an Aufgaben angehängt werden
• Label: Nur wichtig und unwichtig, keine eigenen Label / Tags
• Unteraufgaben sind vorhanden
• Mein-Tag-Funktion, bei der die App Vorschläge für Aufgaben macht, die man übernehmen kann
• Outlook-Integration, so dass E-Mails in Aufgaben umgewandelt werden können
• Zugriff auch online über Browser möglich

Link zum Hersteller: Microsoft ToDo

Todoist

Todoist gehört zu den Klassikern bei den Aufgabenmangagement-Apps. Obwohl Todoist in der kostenlosen Version verhältnismäßig wenig Funktionen bietet, nutze ich es trotzdem – parallel zu meiner eingetlichen Aufgaben-App.

Warum?

Weil Todoist eine Zapier-Integration bietet und das auch in der kostenlosen Version. Zapier ist ein Dienst, der verschiedene Apps und SaaS (Software as a Service) – Anbieter miteinander verknüpft, die eigentlich keine Schnittstelle miteinander haben.

Ich habe das für mich z.B. so eingerichtet, dass ich per Spache eine Aufgabe über Amazon Alexa an Todoist diktieren kann („Alexa, setze … auf meine ToDo-Liste), die dann anschließend über Zapier an Meistertask weitergeleitet wird, meine eigentliche Aufgaben-App.

Meistertask stelle ich dir übrigens in der nächsten Folge noch genauer vor, das solltest du dir unbedingt auch anhören, weil Meistertask ein wirklich tolles Tool ist, das vielen vereinfacht und dir helfen kann, viel Zeit zu sparen.

Außerdem ist Meistertask ein deutsches Produkt auf deutschen Servern, was natürlich dem Datenschutz zugute kommt – außer, wenn man das so wie ich macht und die Aufgaben erst an Alexa, dann an Todoist, dann an Zapier und dann an Meistertask schickt .  Aber das betrifft natürlich auch nur die Aufgaben, die ich per Sprache eintrage.

Und hier noch die Todoist-Funktionen im Überblick:

• Kostenlose Version mit relativ eingeschränktem Funktionsumfang verfügbar
• Registrierung notwendig
• Verfügbar für Android und iOS
• Es gibt einen Eingangskorb, eine Übersicht über die Aufgaben für den jeweiligen Tag und die Aufgaben der nächsten 7 Tage
• Anlegen eigener Listen möglich, allerdings heißen die bei Todoist Projekte
• Fälligkeiten für Aufgaben können vergeben werden, allerdings Erinnerungen ebf. erst in der Premium-Version
• Label, Dateianhänge und das Kommentieren von Aufgaben erst in der Premium-Version
• Unteraufgaben sind möglich
• Online-Zugang über den Browser ist ebf. möglich

Link zum Hersteller: Todoist

Any.do

Ich persönlich finde Any.do jetzt nicht so gelungen, allerdings taucht der Name der App immer mal wieder auf, wenn es um Apps für ToDo-Listen geht, deshalb habe ich sie mit in die Übersicht genommen.

Am besten schaust du sie dir einfach mal an und entscheidest für dich, ob die App etwas für dich ist.

Die Funktionen von Any.do:

• Registrierung erforderlich, wobei du dich zwischen einer Anmeldung über E-Mail, Facebook oder Google entscheiden kannst.
• Es gibt eine kostenlose und eine Premium-Version
• Die App ist für Android und iOS verfügbar
• Eigene Listen auch in der kostenlosen Version
• Fälligkeiten und Erinnerungen sind ebf. bereits in der kostenlosen Version enthalten
• Es ist möglich, Notizen und Dateianhänge zu Aufgaben hinzuzufügen, das auch bereits in der kostenlosen Version
• In der kostenlosen Version gibt es nur die beiden Tags wichtig und unwichtig (Label heißen bei Any.do Tags)
• Unteraufgaben sind in der kostenlosen Version möglich
• Aufgaben mit Fälligkeiten können in einer eigenen Kalenderansicht zusammen mit Terminen aus anderen Google-Kalendern angezeigt werden
• Aufgaben können mit anderen geteilt werden
• Es gibt einen Tagesplaner (Übersicht über den aktuellen Tag), allerdings können dort in der kostenlosen Version nur maximal 5 Einteäge hinterlegt werden

Link zum Hersteller: Any.do

Google Task

Auch von Google gibt es eine eigene Aufgaben-App, die natürlich auch gut mit den anderen Programmen der Google-Suite zusammenarbeiten. Google Task ist realtiv einfach gehalten, hat aber die wichtigsten Funktionen mit an Board.

Der Hauptkritikpunkt betrifft die Integration von Unteraufgaben. Diese sind zwar vorhanden, aber relativ schlecht gelöst: Wird eine Aufgabe mit Unteraufgaben gelöscht, sind auch alle Unteraufgaben gelöscht. Beim Wiederherstellen der Aufgabe verschwinden dann allerdings die Unteraufgaben und tauchen dann als eigenständige Aufgaben auf, so dass man sie wieder neu zuordnen muss.

Die Funktionen von Google Task:

• Man benötigt einen Google Account
• Verfügbar für Android und iOS
• Google Task ist kostenlos
• Anlegen von Listen ist möglich
• Aufgaben können eine Beschreibung haben (Notizen zu den Aufgaben)
• Man kann Fälligkeiten vergeben und Aufgaben können sich wiederholen
• Unteraufgaben sind möglich, siehe oben

Google Task im Play Store.
Google Task im Apple Store.

Asana

Asana wurde eigentlich entwickelt, um Projekte in Teams zu bearbeiten, daher gehen die Funktionen von Asana weit über die einer normalen Aufgabeverwaltung hinaus.

Dazu gehört z.B. auch eine sog. Kanban-Ansicht. Was genau das ist, darüber erfährst du mehr in der nächsten Folge. Dort stelle ich dir die App Meistertask näher vor, die ebf. über eine solche Kanban-Ansicht verfügt.

Natürlich ist Asana nicht nur für große Projekte im Team, sondern auch für die eigenen Aufgaben nutzbar und bietet dafür auch eine Vielzahl an nützlichen Funktionen, auch bereits in der kostenlosen Version.

Hier die wichtigsten:

• Eine Registrierung ist natürlich wie bei allen hier vorgestellen Apps notwendig
• Es gibt eine kostenlose Basisversion und verschiedene kostenpflichtige Pläne
• Keine Listen, dafür aber Anlegen eigener Projekte, darin das Anlegen von Abschnitten, die dann die einzelnen Aufgaben enthalten
• Aufgaben können Personen zugeordnet werden
• Fälligkeiten können vergeben werden
• Man kann Fotos und Dateien an Aufgaben anhängen
• Unteraufgaben sind ebf. möglich
• Aufgaben können kommentiert werden (Diskussionsfunktion)
• Aufgaben können einfach verschoben oder umsortiert werden
• Es gibt eine Art Inbox mit einer Übersicht aller einem selbst zugewiesenen Aufgaben
• Verschiedene Ansichten: Listenansicht, Kanbanansicht, Kalenderansicht
• Außer über die App kann man auch online über den Browser auf seine Aufgaben zugreifen

Link zum Hersteller: Asana

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Das war meine kleine Übersicht über einige der wichtigsten Apps für dein Aufgabenmanagement. Schreibe mir einen Kommentar, ob du Anregungen für dich mitnehmen konntest und wie deine Erfahrungen mit den Apps sind. Vielleicht hast du ja auch noch einen Vorschlag für andere empfehlenswerte Apps für das Aufgabenmanagement.

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