Darum geht´s:
Vier verschiedene Systeme für dein Aufgabenmanagement im Detail vorgestellt.
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Das Wichtigste dieser Folge in Kurzform:
- Aufgaben zu priorisieren ist einer der drei Regeln für ein gelungenes Aufgabenmanagement.
- Es gibt verschiedenste Systeme, die dich dabei unterstützen.
- In dieser Folge stelle ich dir vier solcher Systeme näher vor: Eisenhower-Matrix, Getting Things Done ®, 6-Minuten-ToDo-Liste, Ivy-Lee-Methode.
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In der letzten Folge hatte ich über die Wichtigkeit eines guten Aufgabenmanagementsystems für uns als Lehrer gesprochen und dir drei Regeln vorgestellt, die für ein solchen System wichtig sind.
Die drei Regeln waren:
- Schreibe dir alle Aufgaben auf.
- Benutze dafür nur ein System für dein Aufgabenmanagement und nicht mehrere verschiedene.
- Priorisiere deine Aufgaben.
In der heutigen Folge schauen wir uns die dritte Regel etwas genauer an.
Was bedeutet es, Aufgaben zu priorisieren, wie kann man das machen und welche Systeme bieten sich dafür an?
Ich stelle dir insgesamt vier dieser Systeme vor und zeige dir, wie du sie in der Praxis anwendest.
- Die Eisenhower-Matrix
- GTD – Getting Things Done®
- Die One-Minute-ToDo-Liste
- Die Ivy-Lee-Methode
1) Aufgabenmanagement mit der Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist einer der Klassiker im Zeitmanagement. Die Methode geht zurück auf den US Präsidenten Dwight Eisenhower, wo allerdings unklar ist, ob er die Methode selbst je angewendet hat.
Im Jahr 1954 hat Eisenhower eine Rede gehalten, in der er einen nicht näher genannten Hochschulpräsidenten mit den Worten zitiert
„I have to kind of problems, the urgent and the important. The urgent are not important and the important are never urgent“.
Sinngemäß etwa:
Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringlichen und die wichtigen. Die dringlichen sind nicht wichtig und die wichtigen sind niemals dringlich.
Eisenhower hat also die beiden Faktoren Dringlichkeit und Wichtigkeit bei Aufgaben unterschieden, und genau das ist auch die Essenz der Eisenhower-Methode.
Vier Quadranten
Du bildest eine Matrix aus den beiden Achsen Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dadurch erhältst du insgesamt vier Quadranten, in die du deine Aufgaben einordnest:
- wichtig und dringlich
- wichtig und nicht dringlich
- nicht wichtig, aber dringlich
- nicht wichtig und nicht dringlich
Je nachdem, in welchem Quadranten sich eine Aufgabe nun befindet, verfährst du unterschiedlich mit der Aufgabe.
Die wichtigen und dringlichen Aufgaben erledigst du selbst und sofort. Die wichtigen, aber nicht dringlichen Aufgaben terminierst du und erledigst sie dann später, wenn sie dringlich geworden sind.
Die nicht wichtigen, aber dringlichen Aufgaben solltest du nach Möglichkeit delegieren. Im Lehrerberuf ist das natürlich selten machbar, bei manchen Aufgaben aber schon. Du kannst z.B. überlegen, ob eine Aufgabe vom Klassenelternbeirat übernommen werden kann oder – bei manchen Aufgaben durchaus auch machbar – ob Schüler aus der Klasse die Aufgabe übernehmen könnten.
Die nicht wichtigen und nicht dringlichen Aufgaben sollte man gar nicht erledigen 
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Die Eisenhower-Matrix ist u.a. deshalb so bekannt geworden, weil sie gut geeignet ist, die Dringlichkeitsfalle zu verhindern.
Die Dringlichkeitsfalle
Darunter versteht man im Zeitmanagement den Umstand, dass dringliche, aber eigentlich unwichtige Aufgaben einen großen Teil unserer Arbeitskraft blockieren und viel Zeit beanspruchen, die man besser woanders einsetzen kann, nämlich bei den wirklich wichtigen Aufgaben.
Wenn du es dir zur Gewohnheit machst, einen Blick dafür zu entwickeln – und dafür eignet sich diese Methode gut – kannst du viel Zeit einsparen.
Mehr über das Eisenhower-Prinzip findest du hier.
2) Aufgabenmanagement mit GTD – Die Getting Things Done® – Methode
Ebenfalls sehr bekannt in der Zeitmanagement-Literatur ist GTD – Getting Things Done®. Entwickelt wurde die Methode von David Allen, einem Unternehmensberater und Produktivitätscoach aus den USA.
GTD ist nicht nur für das Aufgabenmanagement geeignet. Du kannst mit der Methode auch Herr über die Flut an Papieren werden, die sich ja gerade bei uns Lehrern im Laufe der Zeit gerne mal im Arbeitszimmer anhäufen.
Damit ist die Methode die umfassendste Methode in dieser Folge – und auch die komplizierteste. Kein Wunder also, dass es ganze Mehrtagesseminare über Getting Things Done® gibt.
Dafür hat man hinterher aber ein sehr gutes Werkzeug, mit dem man viele Bereiche seines Arbeitsalltags besser organisieren kann.
Hintergründe der Getting Thinks Done® – Methode
Ziel der Methode ist letztlich, dass Gehirn zu entlasten, damit es kreativer arbeiten kann. Nach David Allen ist die Aufgabe unseres Gehirns nämlich, Ideen zu haben, nicht sie zu behalten.
Du kennst aus den vergangenen Folgen ja mittlerweile den Zeigarnik-Effekt (schau dazu gerne auch noch einmal in die Shownotes der Folge 5). Dieser bewirkt, dass unser Gehirn sich solange mit Aufgaben beschäftigt, bis diese für das Gehirn abgeschlossen sind.
Das kann entweder durch die Erledigung der Aufgabe geschehen, oder aber dadurch, dass wir die Aufgaben aufschreiben.
Tun wir das nicht, tauchen immer mal wieder Gedanken an die verschiedenen Aufgaben unvermittelt in unserem Kopf auf, während wir eigentlich mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.
David Allen nennt das die „loose ends“. Und die kosten dich sehr viel an Produktivität und Effizienz, weil du dich immer wieder neu in die aktuelle Aufgabe hineinfinden musst.
Letztlich kosten diese „loose ends“ dich also wertvolle Zeit, die du auch für andere Dinge aufwenden könntest.
Die 5 Phasen der Getting Thinks Done – Methode®
Im GTD unterscheidet man 5 Phasen:
- Sammeln
- Verarbeiten
- Organisieren
- Durchsehen
- Erledingen
Du siehst also, vor dem eigentlichen Erledigen einer Aufgabe passiert schon sehr viel an Organisation.
Hier kurz eine Übersicht, was in welcher Phase gemacht wird:
Sammeln
In der GTD – Methode gibt es einen sog. Eingangskorb (wenn du das Ganze analog in der wirklichen Welt mit den Papieren in deinem Arbeitszimmer machst) bzw. eine Eingangsbox (für die digitale Variante).
Dort hinein kommt alles, was man irgendwie, irgendwann erledigen will.
Das kann eine E-Mail sein, die man beantworten muss, eine Rechnung, die man überweisen muss oder auch der Flyer einer Fortbildung, die man immer schon einmal machen wollte.
Dabei gilt die Regel, dass der Eingangskorb / die Eingangsbox einmal täglich durchgesehen und geleert wird.
Sinn des Eingangskorbs / der Eingangsbox ist es, die Dinge erstmal aus dem Kopf zu bekommen.
Verarbeiten
Hier geht es darum, zu überlegen, ob es sich bei einem Item aus dem Eingangskorb / der Eingangsbox um etwas handelt, das man irgendwie erledigen will, mit dem man also irgendetwas tun will.
Falls nicht, kommt das Item in den Mülleimer – es sei denn, es handelt sich um eine Information, die man behalten möchte. In dem Fall kommt das Item in die sog. Ablage.
Die Regel ist, so viel wie möglich in den Mülleimer zu befördern.
Wenn man etwas mit dem Item machen will, es also eine Aufgabe ist, dann überlegt man
- hat die Aufgabe einen festen Termin in der Zukunft? Dann kommt sie in eine Wiedervorlage-Mappe bzw. einen Wiedervorlage-Ordner
- hat die Aufgabe zwar aktuell keinen Termin, aber vielleicht irgendwann einmal? Dann kommt die Aufgabe in die Irgendwann-Ablage (Mappe oder Ordner)
Wenn es eine Aufgabe ist, die aktuell ansteht, geht´s weiter mit dem nächsten Schritt.
Organisieren
Wenn ich jetzt eine Aufgabe habe, geht es darum, zu überlegen, was die nächste sichtbare Aktion ist, die ich damit mache. Was ist der nächste kokrete Schritt, der zu tun ist?
Falls es aktuell keine konkrete Aktion gibt, kommt die Aufgabe auf die sog. Nächste-Schritte-Liste. Dabei bietet es sich an, verschiedene Listen anzulegen, die du entweder thematisch oder auch nach dem Ort (Arbeitszimmer, Schule usw.) aufgeschlüsselt anlegen kannst.
Durchsehen
Damit ist eigentlich nur gemeint, dass du die verschiedenen Bereiche des Systems regelmäßig durchsehen solltest, damit es aktuell bleibt und du nicht die Übersicht über anstehende Aufgaben verlierst.
Dabei gibt es einige Empfehlungen:
- Eingangskorb bzw. Eingangsbox: täglich bis sogar mehrmals täglich
- Wiedervorlage-Mappe bzw. -Ordner: täglich
- Irgendwann-Ablage: einmal wöchentlich
Erledigen
Der letzte Schritt des Systems ist dann das eigentliche Erledigen und Bearbeiten der Aufgaben. Aber auch hier wird nochmals unterschieden zwischen Aufgaben, die ich sofort erledigen kann und solchen, die man terminieren muss.
Aufgaben zum Soforterledigen sind solche, die du unter 3 Minuten erledigen kannst (häufigl findet man auch unter 2 Minuten als Vorgabe). Dauert es länger, dann wird die Aufgabe terminiert und entsprechend eingetragen. Die Aufgabe und das dafür benötigte Material kommt in die Wiedervorlage-Mappe.
Gibt es keinen Termin, kommt die Aufgabe in die Nächste-Schritte-Liste.
Schließlich gibt es noch Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern. Das sind dann eigentlich keine Aufgaben, sondern Projekte, für die man eine eigene Mappe bzw. einen eigenen Ordner anlegen sollte.
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Du siehst, GTD ist nicht gerade das einfachste System für dein Aufgabenmanagement, aber dafür sehr effektiv – wenn man die Anfangshürde überwunden hat und sich an die Abläufe gewöhnt hat.
Ein schönes Video mit den wichtigsten Punkten der Getting Things Done® – Methode findest du hier.
3) Aufgabenmanagement mit der One-Minute-ToDo-Liste
Dieses Aufgabenmanagementsystem geht auf Michael Linnenberger zurück, ebf. ein amerikanischer Zeitmanagement- und Produktivitätscoach. Anders als bei der Eisenhower-Matrix ist hier die Zeit der Hauptfaktor, nachdem die Aufgaben priorisiert werden.
Michael unterscheidet dabei drei Gruppen von Aufgaben:
- Critical now
- Opportunity now
- Over the Horizon
Critical now (Heute wichtig)
Das sind Aufgaben, die heute erledigt werden müssen. Entsprechend lautet die Regel, dass die Critical-now-Liste jeden Abend leer sein muss. In Ausnahmefällen kann eine Aufgabe auch einmal mit in den nächsten Tag genommen werden, aber das sollte eine Ausnahme bleiben.
Damit es nicht zu viele Aufgaben werden, die man pro Tag erledigen muss, lautet die zweite Regel, dass maximal 6 Aufgaben in die Critical-now-Liste kommen dürfen.
Das Gute daran ist, dass man dafür manchmal sehr genau überlegen muss, ob eine Aufgabe wirklich so wichtig ist, dass sie zu den Critical-now-Aufgaben gehört. Das schützt ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode vor der Dringlichkeitsfalle.
Opportunity now (Bald wichtig)
Diese Aufgaben stehen für die nächsten 5-7 Tage an, also für die nächste Arbeitswoche. Damit man sich dabei nicht übernimmt, lautet die Regel hier, dass maximal 20 Aufgaben in die Opportunity-now-Liste eingetragen werden dürfen.
Das sind etwas weniger als die 5 mal 6 Aufgaben, die sich rechnerisch für eine Arbeitswoche ergeben. Der Grund dafür ist, dass man einen Puffer für unvorhergesehene Aufgaben einrichtet – eine Grundregel des Zeitmanagement.
Wichtig ist hier natürlich, dass man in diese Liste auch nur solche Aufgaben einträgt, die wirklich in dem angegebenen Zeithorizont erledigt werden sollen. Für das Sammeln von neuen Aufgaben gibt es die dritte Liste:
Over the Horizon (Irgendwann wichtig)
Hier kommen nun alle Aufgaben rein, die entweder später als in den 5-7 Tage der Opportuniy-now-Liste fällig werden oder die gar nicht terminiert sind.
Ich verwende für mein Aufgabenmanagement eine Kombination mehrerer Systeme und habe aus der One-Minute-ToDo-Liste u.a. auch den Over-the-Horizon-Part übernommen.
Damit das Ganze etwas übersichtlicher wird, habe ich mehrere Over-the-Horizon-Listen angelegt („Schule“ und „Private Aufgaben“). Du kannst natürlich auch noch mehr Listen in diesem Bereich anlegen. In der übernächsten Folge stelle ich dir das System, das ich verwende und mit dem ich auch gut fahre im Detail vor.
Insgesamt gilt für die One-Minute-ToDo-Liste wie für alle Systeme auch, dass man die Listen regelmäßig durchschauen und aktualisieren muss. Ich mache es z.B. so, dass ich entweder am Abend oder morgens dir Aufgaben für den aktuellen Tag plane und am Wochenende die für die neue Woche.
Es gibt eine ganze Reihe von verschiedenen Apps, die dich dabei unterstützen, die verschiedenen Aufgabenmanagementsysteme praktisch umzusetzen. In der nächste Folge stelle ich dir einige davon vor.
Hier gibt´s mehr Informationen zur One-Minute-ToDo-Liste!
4) Aufgabenmanagement mit der Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee-Methode wird auch die 25.000$ – Methode genannt. Das geht auf eine Anekdote zurück, die sich im Jahr 1918 zugetragen haben soll, auf die ich in der Folge auch näher eingehe.
Ivy Lee war ein amerikanischer Autor, PR-Vertreter und Unternehmensberater. Zu seinen Kunden gehörten viele große Firmen der damaligen Zeit, denen er bei ihren PR-Strategien half.
Die nach ihm benannte Methode funktioniert so:
- Schreibe dir 6 Aufgaben auf einen Zettel, die du heute erledigen willst.
- Sortiere die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit von 1 bis 6.
- Erledige die Aufgabe mit der Nummer 1 und streiche sie durch.
- Überprüfe, ob sich etwas an der Reihenfolge der verbleibenden Aufgaben geändert hat, ggf. noch einmal neu gewichten.
- Erledige die nächste Aufgabe, streiche sie ab und verfahre wie oben beschrieben.
- Wenn du am Ende des Tages eine oder mehrere Aufgaben nicht erledigt hast, schreibe sie auf den Zettel für den nächsten Tag.
- Ergänze die Aufgaben für den nächsten Tag, so dass du wieder insgesamt 6 Aufgaben hast.
Der Vorteil dieser Methode liegt auf der Hand: Sie ist extrem einfach und du kannst sie sehr gut auch z.B. mit deinem Lehrerkalender umsetzen. Daher eignet sich diese Methode sehr gut für Menschen, die weniger technikaffin sind.
Natürlich kann man auch verschiedenen Apps für diese Methode einsetzen. Höre dir dafür auch unbedingt die nächste Folge an. Dort stelle ich dir einige solcher Apps näher vor.
Die Ivy-Lee-Methode ist auch deshalb so empfehlenswert, weil sie dazu anhält, sehr genau zu überlegen, welche Aufgabe wie wichtig ist, da man sonst ja nicht die Reihenfolge der Aufgaben festlegen kann.
Außerdem verhindet sie Multitasking, weil man sich ja bei der Erledigung der Aufgaben immer nur auf die oberste Aufgabe konzentriert.
Jonathan und Christian von Logical Lemon haben ein tolles Video zur Ivy-Lee-Methode zusammengestellt. Du findest es hier.
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Natürlich gibt es noch viele weitere Methoden für ein gelungenes Aufgabenmanagement. Die hier gezeigten vier Möglichkeiten sollen nur einen Überblick geben, in welche Richtung die Reise gehen kann.
Falls du eine andere empfehlenswerte Methode kennst oder deine eigene Methode entwickelt hast, dann schreibe doch einen Kommentar unten zu den Shownotes. So können auch andere Lehrer von deinen Ideen profitieren.
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